Дистанционната работа е една от най-често обсъжданите теми през последните месеци. Тя изправи много компании пред предизвикателството да продължат дейността си в нова, почти изцяло виртуална реалност. Видеоконферентната връзка е неразделна част от процеса и това създава предпоставки за възхода на редица мобилни приложения. Те предлагат лесен начин за организиране на онлайн събития, видео и аудиоконференции, дистанционно обучение и други, ограничавайки физическия контакт, а с това и разпространението на COVID-19. Въпреки това, заедно с преимуществата, които предлагат, тези платформи поставят на дневен ред и потенциални проблеми, свързани с поверителността, сигурността, както и други въпроси от правно и регулаторно естество. В същото време практиките за управление на риска все още наваксват с новите технологии. По същността си, видеозаписът е електронен документ, което го прави не повече или по-малко защитен от всеки друг документ или „електронно съхранена информация“ на офисен сървър.
Всеки, който активно участва във видеоконференции, трябва да вземе предвид следните съвети за смекчаване на потенциалните правни и регулаторни рискове.
Най-голямата ви грижа е да защитите информацията си
Кой е от другата страна?
Когато сте домакин („хост“) на разговор, винаги използвайте програми, които предлагат възможност за криптиране от край до край, тъй като то изисква ключ или парола, известни само на хората, които разговорът засяга. Проверявайте самоличността на всички участници в него чрез видеовръзка. За целите на собствената си сигурност, те могат да се въздържат от видеозапис и в този случай бихте могли да използвате програма, която позволява инструмент за „чакалня“. Така можете да проверите самоличността на вашите участници, преди да ги допуснете до конференцията. В допълнение, можете да се възползвате от функции, които позволяват премахване на всички нежелани гости в хода на срещата. Винаги наблюдавайте участниците докато се присъединяват към нея и я заключете за нови такива след като необходимите са вече допуснати.
Записвате ли обаждането?
В случай че решите да запишете видео срещата, е препоръчително както от правна, така и от етична гледна точка, да поискате изричното съгласие на присъстващите. Ако сте участник, помислете дали програмата указва кога бивате записвани и ако да, по какъв начин? Някои експерти смятат за най-безопасен подход този, при който съгласието се предоставя по имейл - можете да бъдете записвани по всяко време, следователно, имайте предвид, че всичко би могло да се появи в съдебната зала. Ако сте домакин и други участници се съгласят да запишат разговора, осигурете прозрачна политика за съхранение на данни, която пояснява как записът ще бъде поддържан, съхраняван или унищожен. По този начин избягвате потенциална уязвимост за разкриването му от страна на недоброжелатели, както и излагането на показ на друга съотносима информация, свързана със неприкосновеността на личния живот и защитата на данните.
Какво има на заден план?
Добре е да помислите и за това по какъв начин се показвате на онлайн видео събитие, тъй като често се случва да се присъединяваме към такова от домовете или офисите си. Следете дали излагате каквито и да било материали или предмети, които биха могли да компрометират вашата лична информация и сигурност, или дали разкривате чувствителна търговска информация. Потърсете неутрален фон, като например библиотека или потърсете наличните в мрежата готови електронни фонове. Наред с това преместете, заглушете или деактивирайте виртуални асистенти, ако има такива, за да избегнете неволно предоставяне на всякаква чувствителна лична информация. Слушалките винаги са най-сигурният избор. Също така се уверете, че не записвате други хора, които водят разговори по чувствителни теми на заден план.
Споделяте ли екрана си?
Винаги обмисляйте чувствителността на данните, които излагате, независимо дали чрез споделяне на екрана, качвания или линкове. Когато споделяте екран, се уверете, че е видима единствено информация, която трябва да бъде споделена, като всички останали прозорци са минимизирани или изцяло затворени. Най-сигурният тест е да се доверите на здравия разум - бихте ли споделили тази информация при редовен телефонен разговор? Процедирайте с повишено внимание, тъй като споделянето на екрана има огромен потенциал да нанесе правни и репутационни щети, тъй като дори икона или име на неактивен файл биха могли да разкрият чувствителна корпоративна или лична информация. Добър съвет за домакините на разговори и събития е да се ограничи възможността на определени хора да споделят екраните си и по този начин да се избегне споделянето на съдържание злонамерено или по грешка.
Взехте ли необходимите предпазни мерки за мрежова сигурност?
Винаги променяйте настройките по подразбиране и използвайте широколентова VPN Wi-Fi мрежа, в случай че това е възможно. По този начин защитавате самоличността на притежателя на мрежата и на производителя на оборудването. Разбира се, софтуерът следва винаги да е актуализиран и криптиран.
Проверявайте общите условия на продуктите, които използвате и винаги имайте предвид, че ако продуктът е безплатен, значи вие сте продукта.
В такъв случай, проверете дали доставчикът събира, продава или споделя данни, за да финансира предоставянето на безплатната услуга.
Запишете се за нашия информационен бюлетин и следете страницата ни в LinkedIn, за да не пропускате важни новини и експертни анализи.